数ある会計用語のなかでも「必要経費」は、経営者であれば確実に押さえておきたい知識だ。必要経費に関する正しい知識を身につけるだけで、余計な税負担や税金トラブルを防ぐことができる。そこで今回は、必要経費に関する基礎知識を分かりやすくまとめた。

目次

  1. そもそも必要経費とは?
  2. どんな費用が必要経費として認められる?代表的なものを紹介
    1. 地代家賃や水道光熱費など、事務所を運営するためのコスト
    2. 出張のための旅費交通費
    3. 給与や福利厚生費など、人件費に関するコスト
    4. 消耗品費や広告宣伝費など、製品に関するコスト
    5. 外部とのつながりを増やすための接待交際費
    6. 事業との関連性が強い税金
  3. 必要経費として認められない費用とは?
    1. 法人税や所得税など、一部の税金
    2. 延滞税や加算税など、ペナルティとして科せられる費用
    3. 事業主個人の生命保険料や地震保険料
    4. 銀行などから融資を受けた借入金
  4. 必要経費として計上するために押さえておきたい3つのポイント
    1. 1.領収書は記名が大前提となる
    2. 2.接待交際費については、相手や内容、目的などをきちんと記録しておく
    3. 3.福利厚生費については、2つのルールをしっかりと守る
  5. 必要経費の判断は、素人では危険なことも
  6. 基準が曖昧な必要経費は、より慎重に判断を

そもそも必要経費とは?

>>会員登録して限定記事・イベントを確認する

そもそも必要経費とは?認められるもの・認められないものの違いや、計上するために押さえておきたい3つのポイント
(画像=tamayura39/stock.adobe.com)

必要経費とは、簡単にいえば事業所得などを発生させるために費やしたコストのこと。一般的な企業活動を例に挙げると、製品をつくるための売上原価はもちろん、販売費や一般管理費などさまざまなコストが必要経費に含まれる。

この必要経費は、法人の収益を申告する際に所得から差し引けるので、「少しでも必要経費を計上したい」と考えている経営者は多いはずだ。しかし、なかには事業に関係するコストであっても、必要経費としては認められないものがいくつか存在する。

必要経費に関する知識は、経理や節税をする際には必ず必要になるので、自信のない経営者はこれを機に正しい知識を身につけていこう。

どんな費用が必要経費として認められる?代表的なものを紹介

>>会員登録して限定記事・イベントを確認する

では、必要経費には実際にどのようなコストが含まれるのだろうか。細かく見るとさまざまなコストが必要経費に該当するため、以下では代表的なものをいくつか紹介していく。

地代家賃や水道光熱費など、事務所を運営するためのコスト

地代家賃や水道光熱費をはじめ、事務所を運営するためのコストは基本的に必要経費に含まれる。そのほか、電話やインターネットの通信費、事務所の損害保険料、外注工賃や修繕費なども必要経費の範囲内だ。

なお、来客用のお茶代や引っ越し費用、ごみの処理費用など、重要性が低くほかの勘定科目に当てはまらない必要経費は、総じて「雑費」と呼ばれている。

出張のための旅費交通費

遠方に出張するための旅費交通費も、原則として必要経費に含まれる。具体的なコストとしては、電車代やバス代、タクシー代、駐車場代などが挙げられるだろう。

出張先で宿泊が必要になった場合のホテル代(宿泊費)についても、もちろん必要経費として計上することが可能だ。

給与や福利厚生費など、人件費に関するコスト

従業員を雇うための給与や福利厚生費も、必要経費として計上できる。特に福利厚生費は対象になるコストが多く、残業のための食事代や慰安旅行費、健康診断費用、忘年会での飲食代なども必要経費の範囲内だ。

結婚祝い金や出産祝い金なども必要経費に含まれるが、事業主自身が受け取るものは対象外になるため注意しておきたい。ちなみに、青色申告の手続きを済ませれば、配偶者や子どもに支払う「専従者給与」も必要経費として計上できる。

消耗品費や広告宣伝費など、製品に関するコスト

製品の仕入れ費はもちろん必要経費に含まれるが、実は消耗品費や広告宣伝費なども必要経費として計上できる。たとえば、文房具や名刺、パンフレット、看板の制作代などは必要経費として計上することが可能だ。

ただし、自動車やパソコンのように高額な固定資産を購入した場合には、「減価償却費」として複数年かけて計上する必要があるため注意しておきたい。

外部とのつながりを増やすための接待交際費

事業に関係があるコストであれば、取引先との飲食代や贈答品代なども必要経費の範囲内となる。ただし、ビジネスとは関係がない飲食代や、個人的な贈答品代は必要経費としては計上できないため注意が必要だ。

ちなみに、取引先を送迎するための交通費については、旅費交通費ではなく「接待交通費」の勘定科目に計上する。

事業との関連性が強い税金

固定資産税や自動車税など、事業との関連性が強い税金は必要経費として認められる。ほかにも、個人事業税や登録免許税、印紙税など、必要経費に含まれる税金はいくつか存在する。

なお、これらの税金は「租税公課」の勘定科目に計上するが、すべての税金を租税公課として計上できるわけではない。

必要経費として認められない費用とは?

次は、必要経費として認められない費用を見ていこう。事業との関連性が強いコストであっても、以下に該当するものは必要経費には計上できない。

法人税や所得税など、一部の税金

法人税や所得税をはじめ、税金のなかには必要経費にならないものがいくつかある。では、具体的にどのような税金が必要経費に該当しないのか、法人・個人事業主の2つに分けて紹介していこう。

必要経費にならない税金(法人) 必要経費にならない税金(個人事業主)
・法人税
・法人住民税
・法人税の税額から控除される所得税
・法人税の税額から控除される外国法人税
・所得税
・住民税

つまり、所得に対して課せられる税金は、基本的には必要経費としては認められない。なお、個人的な国民健康保険料や国民年金保険料も必要経費にはならないので、合わせて覚えておこう。

延滞税や加算税など、ペナルティとして科せられる費用

延滞税や各種加算税をはじめ、ペナルティとして科せられる費用は原則として必要経費には含まれない。そのほか、延滞金や過怠税、交通違反時などの罰金も、必要経費の範囲外となるため注意が必要だ。

なお、日本国内で発生する罰則金だけではなく、海外で科せられた罰金・過料についても必要経費に計上することは禁止されている。

事業主個人の生命保険料や地震保険料

これは想像に難くないが、事業主個人に関する保険料も必要経費の範囲外となる。生命保険料だけではなく、火災保険料や地震保険料についても、個人的なコストであれば必要経費としては認められない。

この点をあえて紹介した理由は、「生命保険料控除」や「地震保険料控除」などの控除制度と混同しやすいためだ。たとえば、個人が確定申告をすると生命保険料・地震保険料の控除を受けられるが、これは必要経費とは全く別の話になるので注意しておこう。

銀行などから融資を受けた借入金

銀行などの金融機関から融資を受けた借入金は、事業に投資をする場合であっても必要経費としては認められない。ただし、返済時に支払った利息分は必要経費として計上できるため、借入金と利息の違いはしっかりと理解しておくことが重要だ。

必要経費として計上するために押さえておきたい3つのポイント

前述の「必要経費として認められる費用」に該当しても、ケースによっては費用計上が認められないことがある。少しでも必要経費を増やして税負担を抑えるには、計上時のルールを正しく理解しておくことが必要だ。

そこで次からは、必要経費として計上するための3つのポイントを紹介していこう。

1.領収書は記名が大前提となる

必要経費を計上する際には、領収書に記載された情報をもとに帳簿をつけることになる。そのため、ほとんどの事業主は領収書をきちんと保管しているが、「記名が大前提」となる点は意外と見落としがちなポイントだ。

なかには、慣習として「上様」と記載するようなケースも見受けられるが、領収書への記名は氏名や屋号が原則。氏名もしくは屋号を記載しておかないと、正式な領収書とは認められない恐れがあるため、経営者は社内のルールを見直してみよう。

ちなみに、領収書をどうしても受け取れない取引については、出金伝票などに明細をきちんと記録しておけば必要経費として認められる。

2.接待交際費については、相手や内容、目的などをきちんと記録しておく

数ある必要経費のなかでも、「接待交際費」は税務調査の対象になりやすいと言われている。その理由は、「どこまでが接待交際費に含まれるか?」というラインが曖昧であるためだ。

したがって、接待交際費として費用計上をする際には、「相手・内容・目的」をしっかりと記録しておくことが重要になる。この3点が明確になっていれば、仮に税務調査でチェックが入ったとしても、事業との関係性をきちんと説明できるだろう。

ちなみに、資本金1億円未満の中小企業では、接待交際費は年間800万円までの計上しか認められていない。個人事業主については特に上限は設けられていないものの、あくまでも「常識の範囲内」といえる金額に抑える必要がある。

3.福利厚生費については、2つのルールをしっかりと守る

接待交際費と同じく、福利厚生費も経営者が注意しておきたい費用だ。全従業員分となれば、小規模な福利厚生でもそれなりの金額に膨らむが、実は福利厚生費は「社会通念上、認められる範囲内」の金額しか費用計上できない。

また、「全従業員に対して平等にコストを費やしている点」も、会社側が確実に守らなくてはいけないルール。たとえば、一部社員にしか福利厚生を提供していなかったり、社員によって差をつけたりすると、そのコストは必要経費としては認められないことになる。

必要経費の判断は、素人では危険なことも

必要経費のなかには、接待交際費や福利厚生費のように明確な基準が存在していないものもある。そのため、必要経費になりそうなコストが発生したときに、「果たして費用計上して良いものか?」と悩まされる経営者は多いことだろう。

そのようなときには、税務のスペシャリストである「税理士」への相談を検討したい。必要経費の判断を間違えると、税務調査が入った際に思わぬ指摘を受ける恐れがあるので、素人判断では危険なケースもある。

もちろん依頼コストはかかるが、税理士に依頼をすることで税負担を大きく抑えられる可能性もあるため、経理や会計で不安を抱えたら無理をせずに相談することを検討しよう。

基準が曖昧な必要経費は、より慎重に判断を

今回解説したように、必要経費には明確な基準が定められているものと、基準がやや曖昧なものの2タイプがある。特に接待交際費や福利厚生費などは判断に迷いやすいため、「事業との関連性が強いか?」や「個人的な出費に該当しないか?」については、より慎重に判断する必要があるだろう。

必要経費の判断に迷ったときには、無理をせずに専門家への相談を検討したい。法人の場合は、顧問税理士に相談をすれば他にもさまざまな経理・会計業務をサポートしてもらえる可能性があるので、経営者は選択肢のひとつとして頭の片隅に入れておこう。

文・BUSINESS OWNER LOUNGE編集部