海外出張と聞くと心が躍るかもしれないが、現地でミスをおかすと取り返しがつかなくなる。海外には深刻なリスクがいくつも潜んでいるため、特に初めての出張時には万全の準備を整えておきたい。そこで今回は、海外出張で必要になる準備を徹底的にまとめた。

目次

  1. 海外出張の持ち物とは?まずは必需品をチェック
    1. 1.パスポート(ビザ)
    2. 2.クレジットカード
    3. 3.現金
    4. 4.スーツなどの衣服
    5. 5.パソコンや筆記用具など、仕事に必要なもの
    6. 6.携帯電話と充電器
    7. 7.海外用のプラグ
    8. 8.航空券などのチケット類
    9. 9.コンタクトレンズやメガネ、アメニティ用品などの小物
  2. 初めての海外出張では、「あると便利なもの」もそろえておこう
    1. 1.海外旅行保険証
    2. 2.モバイルWi-Fiルーター
    3. 3.現地語の会話本やガイドブック
    4. 4.圧縮袋やビニール袋
    5. 5.領収書入れ
    6. 6.暇な時間をつぶせるもの
  3. 初めての海外出張で意識しておきたい3つのこと
    1. 1.空港や現地で使いやすいクレジットカードを作っておく
    2. 2,現地での調達は基本的に避ける
    3. 3.できることから準備をどんどん進める
  4. クレジットカードの選び方で安全性・快適性が変わる?おすすめのカード3選
    1. 1.セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス®・カード
    2. 2.アメリカン・エキスプレス®・ビジネス・カード
    3. 3.三井住友カード
  5. クレジットカードの申し込みは早めに済ませよう!

海外出張の持ち物とは?まずは必需品をチェック

初めての海外出張、何から準備すればいい?海外出張時の持ち物や、意識しておきたい3つのポイント
(画像=Chalabala/adobe.stock.com)

法律や文化、言語などが異なる影響で、海外出張と国内出張とでは勝手が大きく変わってくる。直面するトラブルによっては、現地で深刻な状況に陥りかねないため、特に初めての海外出張では「必需品」を細かくチェックしておきたい。

そこでまずは、海外出張時の必需品を徹底的にまとめた。従業員や自分自身の海外出張を予定している経営者は、以下の必需品をひとつずつ確認していこう。

1.パスポート(ビザ)

どのような国に出張する場合であっても、海外出張時にはパスポート(ビザ)が必須となる。直前に不備が見つかると、海外に渡航できない状況に陥りかねないので、パスポートやビザ関連の手続きは早めに済ませなくてはならない。

また、現地で紛失・盗難などが発生したときのために、できれば「パスポートのコピー(写真のあるページ)」も用意しておくと安心だ。

2.クレジットカード

海外には、日本よりクレジットカードが浸透している国もいくつか存在する。また、現金の持ち合わせが足りないとき、経費として支払いたいときなど、海外出張ではクレジット払いが必要になるケースが多いため、クレジットカードも忘れないように持参しておこう。

なお、クレジットカードの選び方については後述でも詳しく解説するが、なかには海外での決済に対応していないカードもあるので要注意だ。

3.現金

現金については、念のため「日本円」と「現地建て通貨」の2種類を用意しておくことが望ましい。また、クレジットカードを持参する場合であっても、十分な額の現金は常に持ち合わせておこう。

なお、地域によっては盗難被害に遭うリスクが高いため、現金を持ち歩く際には小分けするなどの工夫が必要だ。

4.スーツなどの衣服

1週間程度の滞在を予定している場合は、洗濯ができなくても問題がない量の衣服を持参しておきたい。滞在先によっては、自由に洗濯ができるとは限らないためだ。

また、海外出張時にはロスト・バゲージや盗難など、手荷物の紛失リスクにも備える必要がある。したがって、ビジネスシーンで確実に必要になるスーツについては、海外渡航の当日に着用しておくことが望ましいだろう。

5.パソコンや筆記用具など、仕事に必要なもの

パソコンや筆記用具など、現地での仕事に必要な道具・設備についても、事前にしっかりと用意しておきたい。なかでも、現地で調達をすることが難しく、安価でそろえられる筆記用具などは、できれば多めに持参することを心がけよう。

ちなみにパソコンとACアダプターについては、保安上の理由からスーツケースに入れることが禁止されている。つまり、機内には手荷物として持ち込む必要があるため、ノートパソコン用のケースなども忘れないようにしたい。

6.携帯電話と充電器

現代のビジネスシーンでは、携帯電話(スマートフォン)はもはや必須とも言える持ち物。宿泊先などで使用する充電器はもちろん、移動中に充電が切れてしまったときに備えて、携帯式の充電器を持ち歩いておくと安心だ。

なお、携帯電話の回線が自動的に切り替わると、帰国後の請求が高額になる恐れがあるため、データローミングの設定(海外ローミングをOFFにするなど)についても事前にチェックしておきたい。

7.海外用のプラグ

出張先によっては、コンセントの電圧やプラグの形が日本とは異なるケースがある。そのような国へ出張する場合は、コンセントの変圧器や形状変換プラグが必須だ。

意外と忘れがちなポイントであるため、現地のコンセントの形状などは事前に調べておこう。

8.航空券などのチケット類

航空券などのチケット類は、意外と忘れがちな持ち物だ。空港に到着しても航空券が手元になければ、当然のことながら機内に入ることは許されない。

そのほか、宿泊するホテルの予約確認書など、現地で使用するチケット類や証明書などもきちんと持参する必要がある。また、これらのチケット類や証明書については、念のためコピーを持ち歩くか、パソコンなどの端末にデータを取り込んでおこう。

9.コンタクトレンズやメガネ、アメニティ用品などの小物

コンタクトレンズやメガネ、アメニティ用品、普段から飲んでいる常備薬など、現地で必要になる小物もひとつずつチェックしておきたい。女性であれば化粧品、男性であればヒゲ剃りのように、必要になる小物は性別によってやや異なるため注意が必要だ。

また、道路がきちんと整備されていない渡航先では、歩くだけで靴が泥まみれになってしまう恐れがあるので、「汚れても良い靴・フォーマルな靴」の2タイプを持参しよう。

初めての海外出張では、「あると便利なもの」もそろえておこう

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海外出張時のトラブルはなかなか予測できないため、上記の必需品をそろえるだけでは十分とは言い切れない。そこで以下では、海外出張時の「あると便利なもの」についても徹底的にまとめたので、不安な方は必需品と合わせてチェックしていこう。

1.海外旅行保険証

海外旅行保険証とは、会社もしくは個人で加入している海外旅行保険の保険証のこと。会社側で加入していなくても、契約中のクレジットカードによっては海外旅行保険が備わっているため、自身に保険が適用されるかどうかは事前にチェックしておきたい。

海外旅行保険に加入している場合は、万が一のために保険証を手荷物に入れておくことが必須だ。また、保険証を紛失した場合に備えて、できれば「保険証書の写し」も合わせて持参しておこう。

2.モバイルWi-Fiルーター

現在では多くのホテルにWi-Fiが導入されているが、すべての滞在先にインターネット環境があるとは限らない。また、施設の設備が不具合を起こすことも考えられるので、パソコンやスマートフォンを頻繁に使用する場合は「モバイルWi-Fiルーター」を用意しておこう。

ちなみに、モバイルWi-Fiルーターを持っていれば、スマートフォンのネット接続をWi-Fiに切り替えるだけで高額請求のリスクも抑えられる。

3.現地語の会話本やガイドブック

日本語を想像すると分かりやすいが、現地の日常会話とビジネス会話は大きく異なる可能性がある。そのため、仮に現地の言葉がある程度わかる場合であっても、現地語の会話本は持っておくと安心だ。

また、現地では急な予定変更が発生する可能性もあるので、移動手段をチェックできるガイドブックも携帯しておこう。

4.圧縮袋やビニール袋

現地で多くの洗濯物が発生したときや、取引先から多くの荷物を預かった場合などに備えて、圧縮袋やビニール袋もできれば用意をしておきたい。とくに圧縮袋は、帰国する際の荷物を小さくまとめられるので、意外と重宝するアイテムだ。

なお、海外には買い物の際にビニール袋を受け取れない地域が多いため、ビニール袋については十分な量を持参していこう。

5.領収書入れ

公共交通機関やホテルの利用料金、食事代など、帰国後に経費として申請するものについては、その領収書やレシートをまとめて保管しておきたい。そのため、ファイルやポーチをはじめとした領収書入れは、あらかじめ用意しておくと便利だろう。

ちなみに領収書入れとしては、食品を保管するために使用する「冷凍用フリーザーパック」も活用できる。冷凍用フリーザーパックは、常備薬や外貨、名刺などを小分けにする際にも便利なので、可能であれば用意しておこう。

6.暇な時間をつぶせるもの

交通網が発達していない国に出張する場合は、機内や車中で多くの時間を過ごすことになる。仕事だけでは時間を持て余してしまうことがあるので、音楽プレーヤーや文庫本などの「時間をつぶせるもの」も持参しておきたい。

なお、移動中に仕事をする場合は、必要な書類やファイルを事前にそろえておくことも忘れないようにしよう。

初めての海外出張で意識しておきたい3つのこと

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ここまでを見てわかる通り、海外出張時の前にはさまざまな準備を済ませる必要がある。段取りが悪いと、出張当日までに準備が間に合わなくなってしまう恐れがあるため、しっかりと計画を立てたうえで準備に取りかかるべきだ。

そこで以下では、初めての海外出張時に意識しておきたいポイントをまとめた。準備に取りかかる前に、以下のポイントも合わせてチェックしていこう。

1.空港や現地で使いやすいクレジットカードを作っておく

クレジットカードの中には、海外で使いやすいカードと国内でお得に使えるカードの2種類がある。海外出張の前にクレジットカードを申し込むのであれば、もちろん前者のカードを選ばなくてはならない。

たとえば、海外でのキャッシングに対応していたり、空港ラウンジサービスが備わっていたりするクレジットカードを選べば、移動中や滞在中の快適性はぐっと高まるはずだ。そのほか、海外におけるポイント還元率が高いカード、海外旅行保険が充実したカードなども見受けられるので、目的にぴったりな1枚を選ぶようにしよう。

2,現地での調達は基本的に避ける

海外出張時の鉄則は、現地調達を極力避けることだ。海外の店舗の品ぞろえは日本とは大きく異なるため、必要な商品がすぐに見つかるとは限らない。さらに、出張先によっては店舗へ向かうまでの間に、何らかの犯罪に巻き込まれるリスクもある。

したがって、現地で必要になる道具や機材、小物については、出張前にすべてそろえるようにしよう。持ち物とは関係ないが、現地で利用する交通手段に関しても、あらかじめ決めておくとより安心だ。

3.できることから準備をどんどん進める

海外出張に向けた準備は、「できるものから取り組むこと」が重要になる。海外出張が決まるタイミングによっては、十分な準備期間を確保することが難しいためだ。仮に準備する余裕があったとしても、休日出勤など想定外の事態によって時間が足りなくなってしまうかもしれない。

したがって、本記事で紹介した持ち物の準備はもちろん、パスポートやビザなどの手続きについても、できるものからどんどん進めていこう。なかでも、クレジットカードの申し込みのように一定の期間が必要になる準備については、最優先で取り組むことが重要だ。

クレジットカードの選び方で安全性・快適性が変わる?おすすめのカード3選

クレジットカードの選び方によって、海外出張時の安全性・快適性が変わってくる点も事前に押さえておきたいポイントだ。たとえば、海外旅行保険が充実したクレジットカードを持っておけば、事故や盗難といった想定外のトラブルにも対処できる。

そこで最後に、海外出張におすすめのクレジットカードを3つまとめた。クレジットカード選びで迷っている方は、以下の情報をぜひ参考にしてみよう。

1.セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス®・カード

とにかく海外出張に向けて万全の準備を整えたい方には、「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス®・カード」をおすすめしたい。このクレジットカードには1,300ヵ所以上の空港ラウンジサービスが備わっており、海外旅行中の事故について最高1億円が補償されるなど、旅行保険の内容も充実している。

さらに、クラウド型会計ソフトや顧問弁護士サービスをはじめ、さまざまなビジネスサービスを優待価格で利用できる点も経営者にとっては大きな魅力だろう。海外出張はもちろん、普段使いの1枚としてもメリットが大きいクレジットカードだ。

2.アメリカン・エキスプレス®・ビジネス・カード

「アメリカン・エキスプレス®・ビジネス・カード」も、経営者やビジネスマンにおすすめの1枚と言える。空港ラウンジサービスはもちろん、手荷物宅配サービスや海外出張先での24時間日本語サポートなど、海外渡航時に役立つサービスやサポートが充実した1枚なので、海外出張における安全性・快適性をぐっと高めてくれるはずだ。

そのほか、最高5,000万円の海外旅行傷害保険が備わっている点も、安心できるポイントとなる。ビジネスシーンに特化したクレジットカードなので、うまく活用すれば経理処理などの業務効率も高められるだろう。

3.三井住友カード

海外シェアトップのVISAブランドで利用する国を選ばないので安心なのが、三井住友カードだ。このカードには、初年度年会費無料、2年目以降税別1250円とリーズナブル。さらに、ショッピング1回払いご利用分が自動的にリボ払いになる支払い方法「マイ・ペイすリボ」に登録し、かつ前年1回以上のご利用があれば翌年度年会費が無料または半額になるサービスもある。

海外出張の際のエアチケットや宿泊予約ができる「エアライン&ホテルデスク」も便利なので、低コストで出張手配をスムーズに行いたい方は選択肢のひとつとして検討しておきたい。

クレジットカードの申し込みは早めに済ませよう!

海外出張で必要になる準備は、行き先や目的によってやや変わってくる。そのため、必要な持ち物をチェックする前に、まずは現地の状況や出張の流れを確認しておくことが重要だ。

また、いくつかある準備の中でも、発行までに時間がかかる「クレジットカードの申し込み」は早めに取り組んでおきたい。海外出張に適したクレジットカードを持っていない方は、本記事を参考にしながら最適な1枚を選び、早めに申し込みを行うようにしよう。

文・片山雄平(フリーライター・株式会社YOSCA編集者)