新規事業の立ち上げを考えている人にとって、「オフィスの場所」は重要だ。「オフィスの住所は信用にかかわるので妥協できない」「家賃が高くてもブランド力のある地域に事務所を構えたい」。そんな時はバーチャルオフィスの利用を検討するのも一つの手だ。

匿名犬
MF
大学卒業後、外資系ソフトウェア企業などを経て、コンサルティング会社にコンサルタントとして勤務。これまでのキャリアの中で、製薬会社のマルチチャネルマーケティング支援、鉄道座席予約データのアナリティクス支援、鉄道会社のキャッシュレス戦略立案、キャッシュレスツール利用者心理のアンケート調査・分析等に従事。勤務の傍ら、大学院にて経営学を学ぶ。得意分野はビッグデータ活用、マーケティング業務プロセス改革。

目次

  1. バーチャルオフィスとは?
  2. レンタルオフィスとの違いは?
  3. バーチャルオフィスのメリット・デメリット
    1. バーチャルオフィスのメリット
    2. バーチャルオフィスのデメリット
  4. バーチャルオフィスの費用相場は?レンタルオフィスと比較
  5. バーチャルオフィスのサービス
    1. 1.郵便物の転送
    2. 2.電話番号の利用
    3. 3.会議室や執務室の利用
  6. 格安バーチャルオフィスでも大丈夫?費用による違いを確認
    1. 住所・設備
    2. 受付スタッフ・サービス
  7. バーチャルオフィスに向いている人は?
    1. 1.作業場所が確保できている方
    2. 2.自宅で登記できない方
    3. 3.ブランド力のある住所が欲しい方
  8. バーチャルオフィスが向いている方は利用を検討してみては
  9. オフィス選びに迷っている?「WeWork」の利用も検討してみよう

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスの費用相場は?レンタルオフィスとの違いやメリット・デメリットを解説!
(画像=s_l/stock.adobe.com)

「バーチャルオフィス」は、多くの人にとって耳慣れない言葉だろう。デジタル大辞泉によれば、「事務所を所有・賃借することなく事業を行えるように、住所・電話・郵便などに関して事務所に必要な機能を提供する業態。また、そのサービスを利用することで実現される仮想的な事務環境のこと」と定義されている。

場合によっては、月額1万円以下という破格の値段で、都心の一等地に立つビルにオフィスを構えることができる。

レンタルオフィスとの違いは?

バーチャルオフィスと似たようなサービスに「レンタルオフィス」がある。この二つにはどのような違いがあるのだろうか。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの両方のサービスを提供するリージャスのwebサイトによれば、「レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いは、端的に言うと、オフィス設備・ワークスペースの有無」であるという。

一般的なレンタルオフィスには、業務に必要な通信設備やコピー機・シュレッダー・机に椅子といったオフィス設備がある。また、専用のワークスペースも設けられており、契約すればそこで業務を開始することができる。

これに対してバーチャルオフィスは、必ずしも実際にオフィスとして利用できるようになっているわけではない。あくまでも対外的に、特定の場所にオフィスがあるかのように思わせることができれば良いため、借りるのは住所と電話番号などの基本的な情報だけだ。

>>会員登録して限定記事・イベントを確認する

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

どんなサービスにも、メリットとデメリットが存在する。バーチャルオフィスもその例外ではない。利用するかどうかは、長所と短所を理解した上で決定することが大切だ。

バーチャルオフィスのメリット

1.安価に都心の一等地の住所を手に入れられる

バーチャルオフィスの最大のメリットが、安価で都心の一等地の住所を手に入れられることだ。固定費を最小限に抑えつつ、ブランド力のある住所を手に入れることができるのは、バーチャルオフィスならではだろう。

2.プライバシーが守られる

自宅をオフィスとして利用している場合、顧客にオフィスの場所を伝えると自宅の住所を伝えることにもなってしまい、プライバシー上の懸念がある。これに対して、バーチャルオフィスは自宅ではないため、知られても問題はない。特にストーカーなどを心配する女性経営者の場合、これは譲れないポイントだろう。

3.秘書サービスやITサポートサービスが受けられる

多くのバーチャルオフィスでは、有料オプションや上位のプランで秘書サービスが受けられる。また、中にはITサポートサービスまで提供しているところもある。

バーチャルオフィスのデメリット

1.専用スペースが必要な業種では許認可がとれない

一部の業種では、許認可をとるために、専用の執務スペースや設備が条件とされていることがある。自分が開業しようとしている業種ではバーチャルオフィスでも許認可がとれるのかどうか、事前の確認が必要だ。

2.ワークスペースやオフィス設備は別途自分で用意する必要がある

バーチャルオフィスにはワークスペースやオフィス設備が準備されていない。そのため、実際の就業場所は、自宅などに別途確保する必要が出てくる。

3.郵便物の受け取りにタイムラグが発生する

バーチャルオフィスを会社の住所として使っている場合、一般的には郵便物の届け先としてバーチャルオフィスの住所を利用する。実際に受け取るまでには、バーチャルオフィスの届いた郵便物を自宅に転送する作業が挟まれる。そのため、タイムラグが発生するため注意が必要だ。

バーチャルオフィスの費用相場は?レンタルオフィスと比較

バーチャルオフィスの費用は、月額1,000円未満の格安なものから、月額1万円近くかかるものまで様々だ。ここまでばらつきがある理由の1つは、都心の住所であればあるほど費用が高く、郊外や地方は安く設定されていることが考えられる。

例えば、東京・横浜・大阪・名古屋・福岡の都心部でバーチャルオフィス事業を展開するサーブコープは、一等地の住所、郵便・宅配便の管理、世界各地のコワーキングラウンジを1日1時間まで無料で利用可といったサービスを含む「貸し住所パッケージ」を月額9,000円で提供している。

バーチャルオフィスとして法人登記可能な東京都品川区のオフィス住所を提供するバーチャルオフィスJPは、郵便物転送サービスを含む基本プランが初期費用5,250円・月額480円という格安料金で利用できる。

三幸エステート株式会社によれば、2020年6月末時点の賃貸オフィスビルの1坪当たり賃料の相場は、東京23区で2万8,565円、東京都心5区(千代田区・港区・中央区・新宿区・渋谷区)では3万2,019円、大阪市1万7,787円、名古屋市1万6,318円となっている。

業務を行うにはせめて5坪くらいのスペースは必要であることを考えると、三大都市圏でレンタルオフィスを借りようとすれば、たとえ最低限の狭いスペースであっても、月に10万円近くの出費は覚悟しておかなければならない。

そのように考えると、レンタルオフィスに比べれば都心の一等地にある高額なバーチャルオフィスは、十分に安いといえるだろう。

バーチャルオフィスのサービス

多くのバーチャルオフィスでは、以下のようなサービスを提供している。

1.郵便物の転送

ほとんどのバーチャルオフィスで、最も簡素なプランに含まれているサービスである。ただし、転送にかかった金額が実費で請求されることもある。

2.電話番号の利用

固定電話番号と専任のレセプショニストによる電話応対は、最も簡素なプランより1段階上のプランに含まれていたり、オプションで提供されていたりすることが多い。

3.会議室や執務室の利用

会議室や執務室を利用した時間に応じて費用を請求するバーチャルオフィスが多い。中には、1日3時間まではお洒落な共用執務スペースの利用が無料といったバーチャルオフィスもある。

格安バーチャルオフィスでも大丈夫?費用による違いを確認

バーチャルオフィスは業者による費用の幅が大きい。できれば安く済ませたいところだが、極端に安すぎるところを選んで期待していたような質のサービスが受けられずに後悔するようなことも避けたい。

ここでは、概ね月額3,000円以下のバーチャルオフィスを「格安」と定義し、一般的なバーチャルオフィスとの違いを解説する。

住所・設備

格安バーチャルオフィスの場合、一般的なバーチャルオフィスと比べて、ブランド力の低いエリアの住所が貸し出されることが多い。例えば東京23区のバーチャルオフィスの場合、港区・千代田区・中央区などの人気エリアでオフィス住所を持てることを強調する業者が多い。一方で、格安のバーチャルオフィスサービスを提供しているオフィスナビ(月額1,955円)では、選べる住所は副都心の利便性が高いエリアのみである。

また、多くのバーチャルオフィスでは、有料オプションや上位プランで貸会議室や執務スペースを利用できるが、格安バーチャルオフィスの中にはそういったオプションがない場合もある。顧客や取引先との打ち合わせ場所が必要な場合は、注意が必要だ。

受付スタッフ・サービス

多くのバーチャルオフィスでは、常駐の受付スタッフによる来客対応があるが、格安なバーチャルオフィスの中には無人のところもある。ただし、オフィスナビのように格安であっても突然の来客対応を標準サービスとしている良心的な業者もある。

加えて、価格設定が高めのバーチャルオフィスの中には、豊富なサービスで差別化を図っているところもある。 例えばサーブコープは、専属秘書によるビジネスサポートやどこからでも使えるITサポートが充実している。また、役員会議室や高速Wi-Fi付コワーキングスペースの無料利用(1日1時間まで)、オンラインビジネスコミュニティへの参加、フリードリンク(コーヒー、紅茶)といったサービスも提供している。

その一方、格安バーチャルオフィスは必要最低限のサービスだけを提供するところが多い。

>>会員登録して限定記事・イベントを確認する

バーチャルオフィスに向いている人は?

ここまで、バーチャルオフィスについての基本的な知識を紹介してきた。では実際に、バーチャルオフィスに向いている人とはどのようなタイプであろうか。

1.作業場所が確保できている方

自宅などにワークスペースがある方は、わざわざ高い賃料を払って専用スペースを確保する必要はない。バーチャルオフィスなら、シンプルに「住所」だけを借りることができるため、安価に済ませることができる。

2.自宅で登記できない方

自宅が賃貸物件や分譲マンションである場合、契約書や管理規約に事務所としての使用を制限する項目が記載されていることがある。その場合は登記ができないため、バーチャルオフィスで登記用の住所を借りることが有効な手といえる。

3.ブランド力のある住所が欲しい方

オフィスの住所が東京都心部などの一等地であれば、会社のブランディングにつながる。特に創業して間もない時期は、顧客獲得のために会社のブランドイメージを向上させることが重要になってくるため、バーチャルオフィスは有効な手段だ。

バーチャルオフィスが向いている方は利用を検討してみては

起業を考えていている場合は、バーチャルオフィスの利用も選択肢に加えておくと良いだろう。オフィスの住所は、会社のイメージを左右する重要な要素だ。安価で、都心の一等地の住所を手に入れることができれば、会社としての信用度も向上し、一気にビジネスを加速させることができるだろう。バーチャルオフィスを利用する際は、付随サービスや利用料金を比較して選ぶことをおすすめする。

オフィス選びに迷っている?「WeWork」の利用も検討してみよう

バーチャルオフィスを検討している人はシェアオフィス・コワーキングスペースの「WeWork」を検討してみるのもいいだろう。「WeWork」は世界800ヶ所以上でシェアオフィス・コワーキングスペースを展開する企業だ。日本国内にも30以上の拠点を有しており、洗練されたオフィス空間や生産性を高めてくれる各種のサービスが魅力だ。

WeWork は原則として、月額賃料を払って利用するコワーキングスペースで、短時間のスポットでの利用はできない。しかし、以下のクレジットカードを保有していれば、期間限定で 「WeWork対象拠点を最大3回無料で利用可能」などの特別優待が受けられる。

・セゾンプラチナ・アメリカンエキスプレス(R)・カード
・セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
・セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

【特典① WeWork 対象拠点を最大3回無料でご利用可能】
 期間:2020年7月1日(水)〜9月30日(水)
※2020年9月30日(水)お申込み完了まで(特典ご利用期限の11月30日までに3回無料でご利用いただけます。)

【特典② ホットデスク・専用デスクが最大50%OFF】
 期間:7月1日(水)〜12月31日(木)
※2020年12月31日(木)お申込み完了まで

詳しくは、以下のリンクからキャンペーン内容を確認してほしい。

>>セゾン・アメリカン・エキスプレス(R)・カード入会サイト(キャンペーン情報)

これまで「WeWork」は気になっていたが利用できなかったという人は、この機会に試してみるのはいかがだろうか。

文・BUSINESS OWNER LOUNGE編集部